Zapisy wykonania to dowód. Nie audyt

Co jest zapisywane

• Która procedura i która opublikowana wersja została wykonana i przez kogo.
• Które kroki wykonano, w jakiej kolejności, które pominięto i do których wracano.
• Ile trwał każdy krok i ile trwało całe wykonanie.
• W przypadku kroku z kodem — czy kod został zeskanowany, czy wpisany ręcznie.
• Działania administracyjne: kto opublikował wersję, kto kogoś zaprosił lub usunął, kto zmienił rolę.

Do czego to się przydaje

To rozsądna odpowiedź na „pokaż mi, że ta procedura jest naprawdę przestrzegana”, a o to systemy jakości pytają nieustannie i większość organizacji odpowiada podpisem na kartce.

Zapis powstaje na bieżąco, a nie jest odtwarzany, nie jest spisywany z pamięci pod koniec zmiany i wychodzi jako CSV, więc może trafić do dokumentacji jakości w takiej postaci, w jakiej ją już prowadzisz.

Czym to nie jest

• Nie jest audytem. Audyt przeprowadza człowiek, z określonym zakresem i własnym osądem; to jest dla niego materiał wejściowy.
• Nie jest dowodem zgodności z jakąkolwiek normą. Pokazuje, co zrobiono, a nie to, że to, co zrobiono, spełnia wymaganie.
• Nie jest certyfikacją ani dowodem na rzecz certyfikacji, którą mamy. Nie mamy żadnego certyfikatu bezpieczeństwa, żadnej atestacji, żadnego raportu z niezależnego audytu ani żadnych ustaleń w zakresie HIPAA i nie możemy podpisać umowy Business Associate Agreement — czego nie mamy, wymieniamy w całości, zamiast zostawiać to do odkrycia w przeglądzie zakupowym.
• Nie jest zintegrowany z twoimi systemami. Nie ma interfejsu HL7 FHIR, konektora LIS ani LIMS ani integracji ze szpitalnym systemem informacyjnym; wcześniejsza wersja tego artykułu deklarowała obsługę FHIR i było to fałszywe. Dane wychodzą jako CSV.

Czego celowo nie zawiera

Niczego o tym, dla kogo lub czego wykonano pracę. Żadnego identyfikatora pacjenta, diagnozy ani obserwacji — ani też klienta, numeru rejestracyjnego pojazdu czy nazwiska osoby, dla której była praca. Procedura opisuje, jak wykonuje się pracę; nie potrzebuje niczyjego nazwiska.

Pola tekstowe i pola kodów to miejsca, gdzie takie dane mogłyby mimo wszystko trafić, i aplikacja prosi ludzi, żeby ich tam nie wpisywali. Jeśli twoja procedura wymaga powiązania wykonania z osobą, to powiązanie należy do systemu, który jest zbudowany, by je przechowywać.

Eksport, uczciwie

CSV z tego, co wybrały filtry w zapisach i analityce. Nie ma kreatora raportów, zapisanych definicji raportów ani eksportu do PDF. Wcześniejsze artykuły na tej stronie obiecywały „raporty gotowe do audytu” i „eksportowalne raporty do przeglądu regulacyjnego”, opisując dokument, którego produkt nie tworzy.