Wdrażanie cyfrowych procedur bez utraty zaufania zespołu

Zacznij od jednej procedury, nie od całego segregatora

Wybierz procedurę, która jest naprawdę kłopotliwa: długą, łatwą do zepsucia, wykonywaną na tyle często, że ludzie zauważą poprawę w ciągu tygodnia. Nie zaczynaj od najbardziej krytycznej — zacznij od tej, w której poprawę ludzie uwierzą.

Dopracuj pierwszą wersję, potem ją opublikuj

• Utwórz wersję roboczą w konsoli z dokumentu, który już masz, albo napisz ją od razu.
• Niech wersję roboczą przeczyta w całości osoba, która naprawdę odpowiada za tę pracę. Nie kierownik i nie osoba, która ją przesłała.
• Opublikuj. Wykonywać można tylko opublikowane wersje, a to do wersji będzie się odwoływał zapis.

Ludzie i role

Zaproś grupę pilotażową linkiem. Zaproszenie ma datę ważności, limit liczby użyć i opcjonalnie ograniczenie do jednej domeny e-mail — to właśnie sprawia, że link przekazany dalej nie staje się furtką.

Role to właściciel, administrator i członek, a to, co każda z nich może robić, egzekwuje baza danych, a nie to, które przyciski są widoczne. Administrator może zapraszać i usuwać członków, ale nie może utworzyć kolejnego administratora, a organizacja nigdy nie zostaje bez właściciela.

Przez dwa tygodnie nie patrz na żadne liczby

Czasy z pierwszych dni mierzą brak oswojenia z aplikacją, a nie pracę. Pozwól, żeby się to ustabilizowało, a potem czytaj dane o czasie z pytaniem „który krok zabiera czas”, a nie „kto jest wolny”.

Zastrzeżenie, które usłyszysz pierwszego dnia

Ktoś powie, że to stoper wycelowany w niego, i będzie miał w połowie rację: produkt rzeczywiście zapisuje, ile trwał każdy krok, pod jego nazwiskiem, a kierownik zmiany może obserwować trwające wykonania. Zaprzeczanie temu kosztuje cię zaufanie zespołu.

Zgodnie z prawdą możesz powiedzieć, że w produkcie nie ma czasu docelowego, progu, alertu, gdy ktoś jest wolny, ani tabeli wyników — i że liczby są porównywane wyłącznie z wcześniejszymi wykonaniami twojej własnej organizacji, nigdy z zewnętrznym standardem. A potem postępuj zgodnie z tym, bo gdy dane po raz pierwszy posłużą do udzielenia komuś nagany, każdy późniejszy pomiar czasu stanie się fikcją.

Ile kosztuje wdrożenie

Pilotaż można zacząć, niczego nie płacąc: konto może utworzyć jedną wspólną organizację, a organizacja, która niczego nie kupiła, może mieć dwie osoby łącznie z właścicielem, dwie procedury i jedną procedurę opublikowaną do czytania przez każdego. Ponad to licencje kupuje się za osobę, a pakiety publikacji za każde pięć publicznych procedur, i każde z nich opłaca się jednorazowo za rok w konsoli. Ile kosztują, podaje cennik, bez podatku, który jest doliczany przy płatności.