Implantar procedimientos digitales sin perder a tu equipo

Empieza con un procedimiento, no con la carpeta

Elige un procedimiento que sea realmente engorroso: largo, fácil de hacer mal y que se haga con la frecuencia suficiente para que la gente note una mejora en una semana. No empieces por el más crítico: empieza por aquel cuya mejora se vaya a creer.

Haz bien la primera versión y luego publícala

• Genera el borrador en la consola a partir del documento que ya tienes, o escríbelo directamente.
• Haz que la persona responsable de verdad de ese trabajo lea el borrador completo. No un directivo, ni quien lo subió.
• Publica. Solo se pueden ejecutar las versiones publicadas, y es a la versión a lo que remitirá el registro.

Personas y roles

Invita al grupo piloto con un enlace. Una invitación tiene caducidad, un límite de usos y, opcionalmente, una restricción a un único dominio de correo electrónico, que es lo que impide que un enlace reenviado se convierta en una vía de entrada.

Los roles son propietario, administrador y miembro, y lo que puede hacer cada uno lo impone la base de datos, no los botones que se muestran. Un administrador puede invitar y eliminar miembros, pero no puede crear otro administrador, y una organización nunca se queda sin propietario.

Úsalo dos semanas antes de mirar ninguna cifra

Los tiempos de los primeros días miden la falta de costumbre con la app, no el trabajo. Deja que se asiente y luego lee los datos de tiempo con la pregunta «¿qué paso hace perder el tiempo?» y no «¿quién es lento?».

La objeción que oirás el primer día

Alguien dirá que esto es un cronómetro apuntándole, y tendrá media razón: el producto registra cuánto duró cada paso, con su nombre, y un jefe de turno puede seguir las ejecuciones en curso. Negarlo te hace perder al equipo.

Lo que puedes decir con verdad es que en el producto no hay tiempo objetivo, ni umbral, ni alerta cuando alguien es lento, ni tabla de clasificación, y que las cifras solo se comparan con las ejecuciones anteriores de tu propia organización, nunca con un estándar externo. Y luego actúa en consecuencia, porque la primera vez que los datos se usen para reprender a alguien, todas las cifras de tiempo posteriores se convertirán en ficción.

Cuánto cuesta una implantación

Un piloto puede empezar sin pagar nada: una cuenta puede crear una organización compartida, y una organización que no ha comprado nada puede tener dos personas, incluido el propietario, dos procedimientos y un procedimiento publicado para que lo lea el público. Más allá de eso, las licencias se compran por persona y los paquetes de publicación por cada cinco procedimientos públicos, y cada uno se paga una vez por un año en la consola. Lo que cuestan está en la página de precios, sin impuestos, que se añaden al pagar.