Как внедрить цифровые процедуры и не потерять доверие людей

Начните с одной процедуры, а не со всей папки

Выберите процедуру, которая действительно неудобна: длинную, в которой легко ошибиться, и выполняемую достаточно часто, чтобы люди заметили улучшение в течение недели. Не начинайте с самой критичной — начните с той, улучшению которой поверят.

Доведите первую версию до ума, затем опубликуйте

• Составьте черновик в консоли из уже имеющегося документа или напишите процедуру сразу.
• Пусть черновик полностью прочитает человек, который на самом деле отвечает за эту работу. Не руководитель и не тот, кто его загрузил.
• Опубликуйте. Выполнять можно только опубликованные версии, и именно на версию будет ссылаться запись.

Люди и роли

Пригласите пилотную группу по ссылке. У приглашения есть срок действия, ограничение на число использований и, при желании, ограничение одним почтовым доменом — именно оно не даёт пересланной дальше ссылке стать лазейкой.

Роли — владелец, администратор и участник, и что может каждый, обеспечивает база данных, а не набор видимых кнопок. Администратор может приглашать и удалять участников, но не может назначить другого администратора, и организация никогда не остаётся без владельца.

Две недели работы — и только потом цифры

Время первых дней измеряет непривычность приложения, а не работу. Дайте всему устояться, а затем читайте данные о времени с вопросом «на каком шаге теряется время», а не «кто медленный».

Возражение, которое вы услышите в первый день

Кто-нибудь скажет, что это секундомер, направленный на него, и будет наполовину прав: продукт действительно записывает, сколько занял каждый шаг, под его именем, а начальник смены может следить за текущими выполнениями. Если это отрицать, вы потеряете доверие людей.

Правдиво можно сказать, что в продукте нет целевого времени, нет порога, нет оповещений, когда кто-то медлит, и нет рейтинга, — а цифры сравниваются только с прежними выполнениями вашей же организации и никогда с внешним стандартом. А затем и ведите себя соответственно, потому что как только данные впервые используют, чтобы сделать кому-то выговор, все последующие показатели времени становятся фикцией.

Сколько стоит внедрение

Начать пилот можно, ничего не платя: учётная запись может создать одну общую организацию, а организация, которая ничего не купила, может вместить двух человек, включая владельца, две процедуры и одну процедуру, опубликованную для чтения кем угодно. Сверх этого лицензии покупаются за человека, а пакеты публикаций — за пять публичных процедур, и то и другое оплачивается один раз за год в консоли. Сколько они стоят, указано на странице цен, без учёта налога — он добавляется при оплате.