Qué pueden decirte los datos de tiempo por paso, y qué no

Qué son las cifras

Registros y analítica te da, para cada paso de cada procedimiento, la mediana y el percentil 90 de lo que tardó, calculados a partir de las ejecuciones recientes de ese paso en tu propia organización. Nada se compara con una referencia externa, porque no existe ninguna referencia externa para tu banco de trabajo, tu equipo y tu plantilla.

La lectura honesta de la mediana es «esto suele tardar más o menos esto aquí». La lectura honesta del percentil 90 es «una de cada diez ejecuciones tarda al menos esto», que a menudo es la cifra más interesante: es donde están las sorpresas.

La pregunta que responden bien

Qué paso de este procedimiento hace perder el tiempo. Es una pregunta sobre el procedimiento, y normalmente tiene una solución: un paso que obliga a ir a buscar algo a otra sala, una espera que nadie sabía que se podía evitar, una instrucción lo bastante ambigua como para que la gente se pare a pensar cada vez.

• Un paso con una mediana alta para todos es un problema de diseño, no de personas.
• Un paso con una mediana ajustada y un percentil 90 lejano tiene un obstáculo ocasional al que conviene ponerle nombre.
• Un paso que se volvió más lento después de volver a publicar el procedimiento te está diciendo algo sobre tu cambio.

La pregunta que responden mal

Si alguien está haciendo bien su trabajo. Un paso puede ser completamente típico para quienes lo realizan y aun así ser demasiado lento para el trabajo; puede ser rápido porque se hizo bien, o rápido porque se omitió algo que el registro no puede ver. Los datos de tiempo no pueden distinguir esas situaciones, y una cifra que no distingue el cuidado de la prisa no debería usarse para juzgar ninguna de las dos cosas.

Artículos anteriores de este sitio iban en la dirección contraria. Describían cómo fijar tiempos objetivo, franjas de referencia, umbrales ambiciosos, tasas de finalización a tiempo frente a un objetivo del SOP, alertas cuando un paso superaba un umbral y «los mejores empleados». Nada de eso está en el producto: no hay campo de tiempo objetivo, ni umbral, ni alerta, ni tabla de clasificación. Se inventó para el artículo.

Lo que de verdad hay en el producto

• Mediana y percentil 90 por paso a partir de tus propias ejecuciones recientes.
• Un desglose por ejecutante, que no es una clasificación y se lee mejor como una pregunta que como un veredicto.
• Un historial que puedes filtrar y la exportación a CSV de lo que seleccionen los filtros.
• Resúmenes semanales y mensuales, generados según una programación y guardados en la consola. No se envían por correo electrónico; versiones anteriores de este sitio decían que sí.

Si tienes que usarlos en una conversación

Lleva el paso, no a la persona. «Este paso le lleva a todo el mundo cuatro minutos y el procedimiento supone uno: ¿qué es lo que estorba?» es una pregunta que obtiene una respuesta. Su equivalente dirigido a una persona obtiene una justificación y, con el tiempo, una pulsación de botón más rápida en lugar de un trabajo más rápido.