Was Zeitdaten pro Schritt aussagen können – und was nicht

Was die Zahlen sind

„Aufzeichnungen und Auswertung“ liefert dir für jeden Schritt jeder SOP den Median und das 90. Perzentil der Dauer, berechnet aus den jüngsten Durchführungen dieses Schritts in deiner eigenen Organisation. Nichts wird mit einem externen Benchmark verglichen, denn für deinen Arbeitsplatz, deine Ausstattung und deine Personalbesetzung gibt es keinen externen Benchmark.

Ehrlich gelesen heißt der Median: „Das dauert hier normalerweise ungefähr so lange.“ Ehrlich gelesen heißt das 90. Perzentil: „Eine von zehn Durchführungen dauert mindestens so lange.“ Das ist oft die interessantere Zahl, denn dort stecken die Überraschungen.

Die Frage, die sie gut beantworten

Bei welchem Schritt dieser SOP geht die Zeit verloren? Das ist eine Frage an die SOP, und meist hat sie eine lösbare Antwort: ein Schritt, für den etwas aus einem anderen Raum geholt werden muss, eine Wartezeit, von der niemand wusste, dass sie vermeidbar ist, eine Anweisung, die so mehrdeutig ist, dass die Leute jedes Mal innehalten und nachdenken.

• Ein Schritt, dessen Median bei allen hoch ist, ist ein Gestaltungsproblem, kein Personalproblem.
• Ein Schritt mit engem Median und weit entferntem 90. Perzentil hat ein gelegentliches Hindernis, das man benennen sollte.
• Ein Schritt, der langsamer wurde, nachdem du die SOP neu veröffentlicht hast, ist eine Rückmeldung zu deiner Änderung.

Die Frage, die sie schlecht beantworten

Ob jemand seine Arbeit ordentlich macht. Ein Schritt kann für die Leute, die ihn ausführen, völlig typisch und trotzdem zu langsam für die Arbeit sein; er kann schnell sein, weil er gut gemacht wurde, oder schnell, weil etwas übersprungen wurde, das die Aufzeichnung nicht sehen kann. Zeitdaten können das nicht unterscheiden, und eine Zahl, die Sorgfalt nicht von Eile unterscheiden kann, sollte nicht dazu dienen, über das eine oder das andere zu urteilen.

Frühere Artikel auf dieser Website gingen in die entgegengesetzte Richtung. Sie beschrieben das Festlegen von Zielzeiten, Benchmark-Bänder, ehrgeizige Schwellenwerte, Quoten pünktlicher Abschlüsse gemessen an einem SOP-Ziel, Alarme, wenn ein Schritt einen Schwellenwert überschreitet, und „Top-Performer“. Nichts davon ist im Produkt: Es gibt kein Feld für eine Zielzeit, keinen Schwellenwert, keinen Alarm und keine Bestenliste. Es wurde für den Artikel erfunden.

Was tatsächlich im Produkt ist

• Median und 90. Perzentil pro Schritt aus deinen eigenen jüngsten Durchführungen.
• Eine Aufschlüsselung nach ausführender Person – kein Ranking, und am besten als Frage gelesen, nicht als Urteil.
• Ein filterbarer Verlauf und CSV-Export dessen, was die Filter auswählen.
• Wöchentliche und monatliche Zusammenfassungen, die nach Zeitplan erstellt und in der Konsole gespeichert werden. Sie werden nicht per E-Mail verschickt; frühere Versionen dieser Website behaupteten das.

Wenn du es in einem Gespräch verwenden musst

Bring den Schritt mit, nicht die Person. „Dieser Schritt dauert bei allen vier Minuten, und die SOP geht von einer aus – was steht im Weg?“ ist eine Frage, auf die man eine Antwort bekommt. Dieselbe Frage an eine einzelne Person gerichtet bringt stattdessen eine Rechtfertigung – und nach einer Weile einen schnelleren Knopfdruck statt schnellerer Arbeit.