D’un document à une procédure que l’on peut exécuter

Le document que vous avez déjà

La plupart des organisations ne manquent pas de procédures écrites. Elles en ont, correctement rédigées, dans un dossier que personne n’ouvre pendant le travail. Le problème n’est pas la rédaction ; c’est la distance entre la page et le poste de travail.

MedNAIS™ part donc de ce que vous avez. Dans la console, vous importez un PDF, un fichier Word ou du texte brut — le type est déterminé par le contenu du fichier, pas par son nom — et vous obtenez un brouillon découpé en étapes. Un PDF scanné sans couche texte est refusé, avec le motif, car il ne contient rien à lire.

Ce que fait réellement le modèle

Il lit le texte extrait et propose une suite d’étapes : quoi faire, dans quel ordre, ce qui doit être confirmé, où quelque chose doit être minuté. Il est bon pour la structure et pour transformer de la prose en instructions que l’on peut suivre une à une.

Il n’est pas fiable sur ce qui compte le plus. Un modèle de langage peut indiquer une quantité, une température ou un intervalle erronés, omettre un contrôle exigé par le document source, ou attribuer une exigence à une norme qui ne la contient pas. Aucune de ces erreurs ne ressemble à une erreur à l’écran ; elles ressemblent à des étapes ordinaires.

Pourquoi une personne doit la publier

Dans MedNAIS, un brouillon ne peut pas être exécuté. Une personne qualifiée dans ce travail doit le lire en entier et publier la version avant que quiconque puisse l’exécuter, et le produit ne publiera jamais une version de lui-même — aucun réglage ne permet de lever ce garde-fou, et nous n’en prévoyons pas.

C’est délibérément contraignant. L’alternative, c’est une instruction d’apparence plausible qui arrive entre les mains de quelqu’un qui n’a aucun moyen de savoir qu’elle n’a jamais été vérifiée.

• Relisez le brouillon en regard du document source, pas de votre souvenir de celui-ci.
• Vérifiez chaque chiffre, chaque intervalle et chaque matériel nommé.
• Demandez-vous si une étape peut être exécutée par quelqu’un qui n’a pas lu toute la procédure.
• Publiez. Ce que les équipes exécutent, c’est la version publiée, et elle reste figée jusqu’à ce que vous en publiiez une autre.

Quand vous n’avez pas de document

Nous ne tenons aucune bibliothèque de normes, et nous n’en fournissons, n’en concédons sous licence ni n’en revendons aucune. Si vous n’avez rien sous la main, MedNAIS peut nommer les documents qui encadrent habituellement ce type de travail et vérifier chaque nom dans le registre de l’organisme qui l’édite : vous voyez la référence, le titre et l’édition renvoyés par le registre. Se procurer le document reste à votre charge.

Essayez avant de vous engager

La démonstration ne demande aucun compte : quatre courtes procédures, dans un entrepôt, sur une ligne de production, dans un laboratoire et sur un chantier. Lisez ensuite comment rédiger une étape : c’est là que l’essentiel de la valeur se gagne ou se perd.