Rédiger une étape que l’on peut suivre les mains prises

Un écran, une action

Une étape est lue par quelqu’un qui porte des gants, tient quelque chose, est en pleine tâche — et une seule fois. Elle n’est pas lue comme vous l’avez écrite : attentivement, à un bureau, avec toute la procédure sous les yeux.

Le test pratique : cette étape peut-elle être exécutée correctement par quelqu’un qui n’a lu aucune autre étape ? Si elle suppose de se souvenir de l’étape quatre, ce n’est pas une seule étape.

Les cinq types d’étape, et à quoi chacun sert vraiment

• Une confirmation — « fait ». Peu coûteuse, et le bon choix par défaut. Sa valeur de preuve est faible : elle enregistre que quelqu’un a appuyé sur un bouton.
• Une check-list — plusieurs éléments à cocher chacun. À utiliser quand l’ordre importe peu mais que l’exhaustivité compte.
• Une attente minutée — le produit maintient l’étape pendant une durée définie. À utiliser quand la durée est l’exigence elle-même, pas quand vous préféreriez simplement que les gens ne se précipitent pas.
• Une réponse oui/non — un embranchement consigné dans l’enregistrement. À utiliser quand la réponse change la suite, ou quand vous voudrez savoir après coup combien de fois la réponse a été non.
• Un code — scanné avec l’appareil photo sur Android, ou saisi à la main. À utiliser quand l’identité d’un objet compte et qu’un nom ne suffit pas.

Scanné ou saisi : enregistré, pas jugé

Quand un code est saisi, l’enregistrement conserve s’il a été scanné ou tapé à la main, car ce sont des preuves de force différente. Il ne porte aucun jugement sur l’un ou l’autre, et un tableau de bord ne devrait pas le faire non plus : on tape un code quand une étiquette est abîmée, quand la lumière ne convient pas, quand l’appareil photo ne fonctionne pas, et parfois pour des raisons qui méritent une question. Seule une personne qui connaît le travail peut faire la différence.

Étapes facultatives et retours en arrière

Marquez une étape comme facultative et elle peut être sautée — et le saut apparaît dans l’enregistrement, c’est tout l’intérêt. Une étape facultative déclarée honnêtement vaut mieux qu’une étape obligatoire ignorée par habitude.

Quand quelqu’un revient sur une étape au poste de travail, la tentative précédente reste dans l’enregistrement au lieu d’être écrasée. Une correction est un fait sur le déroulement du travail, et l’effacer donnerait l’air net à une exécution désordonnée.

Langue

L’interface est disponible en anglais, russe, espagnol, allemand, polonais et français. Vos procédures sont dans la langue dans laquelle vous les rédigez ; nous ne les traduisons pas, car une instruction mal traduite est pire qu’une instruction dans une seconde langue.